Was in jede Terminerinnerung gehört
Damit eine Erinnerung ihren Zweck erfüllt, muss der Empfänger in Sekunden erfassen, worum es geht. Diese Bausteine sollten deshalb in keiner Erinnerung fehlen:
- Anrede mit Namen, damit die Nachricht persönlich wirkt und nicht wie ein Massenversand.
- Datum und Uhrzeit des Termins, klar und unmissverständlich formuliert.
- Die gebuchte Leistung sowie der Ort beziehungsweise die Adresse.
- Ein direkter Weg zur Absage oder Umbuchung — idealerweise ein anklickbarer Link.
- Eine kurze, freundliche Schlussformel mit Ihrem Betriebsnamen als Absender.
Drei Vorlagen zum Kopieren
Die folgenden Muster decken unterschiedliche Situationen ab. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Angaben.
Vorlage 1 — freundlich und allgemein: „Guten Tag [Name], wir möchten Sie an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] für [Leistung] erinnern. Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie ihn bitte rechtzeitig über diesen Link ab: [Link]. Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Herzliche Grüße, [Betrieb]"
Vorlage 2 — knapp und sachlich: „Hallo [Name], Erinnerung an Ihren Termin: [Datum], [Uhrzeit], [Leistung], [Adresse]. Absagen oder verschieben können Sie hier: [Link]. Bis dahin, Ihr Team von [Betrieb]"
Vorlage 3 — mit Hinweis auf reservierte Zeit: „Guten Tag [Name], Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit] rückt näher. Wir haben diese Zeit exklusiv für Sie reserviert. Falls etwas dazwischenkommt, geben Sie uns bitte über [Link] Bescheid, damit ein anderer Kunde den Platz nutzen kann. Freundliche Grüße, [Betrieb]"
Wann Sie erinnern sollten — das richtige Timing
Als Faustregel hat sich eine Erinnerung rund 24 Stunden vor dem Termin bewährt. Sie liegt nah genug, dass der Termin präsent bleibt, und früh genug, dass eine Absage den Slot noch frei macht. Bei Terminen, die Wochen im Voraus gebucht wurden, kann eine zusätzliche Erinnerung wenige Tage vorher sinnvoll sein.
Vermeiden Sie es, zu oft zu erinnern. Zwei Nachrichten sind meist das Maximum, bevor Erinnerungen als lästig empfunden werden. Terminradar verschickt die Erinnerungen automatisch zum gewählten Zeitpunkt, sodass Sie im Alltag nicht daran denken müssen.
Der richtige Ton: freundlich, klar, wertschätzend
Der Tonfall entscheidet, ob eine Erinnerung als Service oder als Ermahnung ankommt. Formulieren Sie einladend statt drohend — der Hinweis auf reservierte Zeit wirkt stärker als eine angekündigte Strafgebühr. Schreiben Sie so, wie Sie Ihre Kunden auch persönlich ansprechen würden.
Halten Sie sich kurz. Eine Erinnerung ist kein Newsletter; drei bis vier Sätze reichen völlig. Wer den Absage-Link gut sichtbar platziert, signalisiert außerdem: Uns ist wichtiger, dass Sie rechtzeitig absagen, als dass ein Platz leer bleibt.