Schritt 1 und 2: Leistungen definieren und Zeiten festlegen
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Listen Sie alle Leistungen auf, die Kunden buchen können sollen, und hinterlegen Sie für jede eine realistische Dauer. Eine Beratung dauert vielleicht 20 Minuten, eine umfangreiche Behandlung zwei Stunden — je genauer die Angaben, desto sauberer plant das System später und desto seltener kommt es zu Verzug.
Danach legen Sie Ihre buchbaren Zeiten fest: Öffnungszeiten, Pausen und die Ressourcen, über die Termine laufen. Eine Ressource kann eine Person, ein Behandlungsraum oder ein Gerät sein. Wer mit mehreren Personen oder Plätzen arbeitet, bildet das eins zu eins ab, damit nichts doppelt belegt wird.
Schritt 3: Bestehenden Kalender verbinden
Der häufigste Grund für Doppelbuchungen ist ein Buchungssystem, das nichts von Ihren übrigen Terminen weiß. Deshalb verbinden Sie im dritten Schritt Ihren vorhandenen Kalender. Terminradar synchronisiert mit Google, Microsoft 365 und CalDAV — also auch mit Apple- und Nextcloud-Kalendern.
Nach der Verbindung sind Zeiten, die dort bereits belegt sind, im Buchungsportal automatisch blockiert. Tragen Sie einen privaten Termin ein, verschwindet der entsprechende Slot aus der öffentlichen Ansicht. Details zu Ein- und Zwei-Wege-Sync und typischen Stolperfallen finden Sie im verlinkten Ratgeber am Ende dieses Artikels.
Schritt 4 und 5: Buchungslink teilen und Team schulen
Jetzt entsteht der eigentliche Zugang für Ihre Kunden: ein öffentlicher Buchungslink und dazu ein QR-Code. Den Link binden Sie auf der Website ein, den QR-Code drucken Sie für den Empfang oder das Schaufenster. So kann jeder Kunde selbst einen freien Slot wählen.
Bevor der Link breit hinausgeht, sollte Ihr Team den Ablauf einmal durchspielen. Wer weiß, wie eine Buchung ankommt, wie man einen Termin freigibt und wie eine Absage aussieht, steht am ersten echten Buchungstag nicht ratlos da. Eine kurze Testbuchung von jedem Gerät aus deckt die meisten Unklarheiten auf.
Schritt 6: Kanäle bewerben und nachjustieren
Der beste Buchungslink nützt wenig, wenn niemand von ihm weiß. Machen Sie ihn sichtbar, wo Ihre Kunden ohnehin unterwegs sind:
- In der E-Mail-Signatur und auf der automatischen Anrufbeantworter-Ansage.
- Im Instagram- oder Facebook-Profil als verlinkte Aktion.
- Als QR-Code auf Rechnung, Visitenkarte und Aushang im Geschäft.
- Auf der Startseite Ihrer Website, gut sichtbar über dem ersten Bildschirmrand.